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Googleスプレッドシートでサークルの会計管理をする

このたび、会社の将棋部の部長が定年でOB部員となる為、次期部長に任命されました。
しかし、わたしはまだ社歴が短いので「副部長として実務は全てこなすので、誰か社員番号の小さい部員に部長になってほしい」と要望しました。
結果、先輩部員に部長になって頂き、わたしは副部長としてイベントの企画立案と会計を任される事になりました。

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この記事を読むと、スプレッドシートで出納帳を作り、部員で出納帳を共有して、定期的に行う監査を省略出来るようになります。

 

足立将棋部金銭出納帳


我が将棋部は平成元年に始まったようです。
前期の令和二年度まで記入された出納帳と現金を引き継ぎました。

 

出納帳をパソコンで管理

部長からは「出納帳は手書きが手間ならばパソコンで管理してもいいよ」と言われたので、『出納帳 家計簿 パソコン』で検索してみました。
無料アプリやエクセルのテンプレートをいくつか試してみましたが、どれも帯に短し襷に長し・・・。
とりあえず、手書きよりは楽だろうと思い、スプレッドシートで出納帳を作る事にしました。

 

Googleアカウント作成

家計簿や小遣い帳なら自分個人のアカウントで始めればいいのですが、サークルの会計は担当が変わるので、引継ぎをする事を考慮して、新たに将棋部アカウントを作る事にしました。

 

Googleアカウントの作成ページ

Googleアカウントの作成ページをクリック。

Googleアカウントの作成


上記リンクをクリックするとこのページが表示されます。

 


姓名は本名ではなくても大丈夫なので、姓を足立、名を将棋倶楽部としました。
ユーザー名は後ろに『@gmai.com』が付いてGmailアドレスになります。
パスワードは半角英字、数字、記号を組み合わせて 8 文字以上で入力します。
入力したら【次へ】ボタンをクリック。

電話番号の確認


電話番号を入力して【次へ】ボタンをクリック。

 


スマホにGoogle確認コードが届きました。

 


届いた数字6桁の確認コードを入力して【確認】ボタンをクリック。

 

Googleへようこそ


生年月日・性別・再設定用のメールアドレスを入力して【次へ】ボタンをクリック。

 

電話番号の活用


電話番号の活用を追加するかどうかの選択画面が表示されます。
現状必要はないので【スキップ】ボタンをクリック。

 


プライバシーポリシーと利用規約が表示されます。

 


下までスクロールして【同意する】ボタンをクリック。

 

別窓


このポップアップウインドウが開きました。
作業がごちゃ混ぜにならないように【OK】ボタンをクリックして、別窓で作業する事にします。

 

アカウント作成完了


将棋部のアカウントが作成されました。
ビジネスプロフィールの追加を求められますが、とりあえず【後で】ボタンをクリック。

 


これで将棋部のアカウントでスプレッドシートなどのGoogleサービスを利用出来るようになりました。

 

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スプレッドシートで出納帳を作る

それでは将棋部のアカウントでスプレッドシートを開き出納帳を作っていきます。

 

スプレッドシートを開く


右上のドットが並んでいる【Googleアプリ】をクリック。

 


利用出来るアプリが表示されるので、スプレッドシートのアイコンをクリックします。

 


スプレッドシートのタブが開くので【空白】をクリックします。

 


新規スプレッドシートが開きました。

 

タイトルを入力


左上の『無題のスプレッドシート』となっているところに『足立将棋倶楽部』と入力しました。

 


次に左下の【シート1】となっているタブを右クリック。
メニューが開くので【名前を変更】をクリック。

 


『2021年度出納帳』としました。

 


体裁を整えてこのような表にしました。

 

見出し行の設定


見出しとして固定させたい行をクリック。

 


上の表示タブをクリック。
マウスポインターを【固定】【現在の行まで】へ移動してクリック。

 


この設定をしておくと、行数が増えてスクロールしても、見出しは表示されたままになります。

 

差引残高の書式設定

差引残高を自動で計算するように書式を設定します。

 


差引残高の一行目は繰越金を入力します。
その下から残高計算をしていきます。
まずは繰越金のすぐ下のセルをクリックしてアクティブにします。

 


最初に『=(イコール)』を入力。

 


繰越金のセルをクリックすると自動でセルのアドレスが入力されます。

 


次に『+(プラス)』を入力。

 


続いて入金欄のセルをクリックすると自動でセルのアドレスが入力されます。

 


次に『-(マイナス)』を入力。

 


最後に出金欄のセルをクリックすると差引残高の計算式が完成します。

 


計算式が設定されたセルの右下のハンドルをクリックしたまま下へドラッグします。

 


自動で計算式が設定されました。

 

データ入力


研修会でお弁当を出したので、出金額を入力します。
差引残高は金額を入力すれば自動で計算されます。

 

領収書の添付

ここまでの作業は表計算を使った事のある人なら簡単に出来るでしょう。
この表をプリントアウトして、領収書と金額を突き合わせ、現金を数えて監査を行うというのが通常の作業だと思います。
しかし、それでは大して手間が省けたとは思いません。
この表に領収書の写真を貼り付けて、部員全員がいつでも部費の残高を確認出来るようにすれば、わざわざ監査をする必要が無くなります。

 

領収書の写真を撮る


まずは領収書の写真を撮ります。

 

Googleドライブにアップロード


右上のGoogleアプリからドライブをクリック。

 


左上の【新規】をクリック。

 


ポップアップメニューの【ファイルのアップロード】をクリック。

 


スプレッドシートに貼り付ける領収書の写真を選択して【開く】をクリック。

 


領収書の写真がドライブにアップロードされました。

 


もう一枚の領収書の写真も同じようにアップロードします。
今回貼り付ける二枚の領収書の写真がアップロードされました。

 

リンクを取得

次にアップロードした領収書の写真のリンクを取得します。

 


写真を右クリックします。

 


ポップアップメニューから【リンクを取得】をクリック。

 


リンク取得設定画面が表示されるので【制限付き】をクリック。

 


【制限付き】にチェックマークが付いているので【リンクを知っている全員】をクリック。

 


【リンクを知っている全員】【閲覧者】となっている事を確認して【リンクをコピー】をクリック。
リンクがクリップボードにコピーされるので、メモ帳などにコピペして保存しておきます。
【完了】をクリックして設定画面を閉じます。

 

リンクを修正


このような領収書の写真のURLが取得されました。
このURLはドライブでのプレビュー用です。
このままURLを貼り付けても写真は表示されないので、URLを以下のように変更します。

 


1)『file/d/』のところを『uc?export=download&id=』に変える
2)最後の『/view?usp=sharing』を削除する

 

スプレッドシートにリンクを貼り付ける


スプレッドシートのセルに修正したURLをそのまま貼り付けても、URLをクリックすれば領収書の写真は表示されます。
しかし、これではスプレッドシートの見栄えが良くありません。
ですから、このURLを下記のように『=HYPERLINK("URL", "文字列")』の書式で設定します。

『https://drive.google.com/uc?export=download&id=17~Rd2-D』
   ↓
『=HYPERLINK("https://drive.google.com/uc?export=download&id=17~Rd2-D", "ほっともっと梅島3丁目店")』

 


これで弁当代の領収書の写真の設定が出来ました。
スプレッドシートはこのようになります。

 


お茶代の領収書も同じ作業でスプレッドシートに貼り付けました。

 

出納帳を部員みんなで共有

将棋部の出納帳が完成しました。
あとは入出金があった時に、その都度金額を入力して、領収書の写真を貼り付けていきます。

 


今まで将棋部では対局時計を使っていませんでした。
わたしは将棋部に入ってから「チェスクロックがあった方が良い」と部長に進言していました。
今期からわたしが会計を任されたので、毎年11月に会社から各クラブへ助成金が支給される会議に出席して、「対局時計を購入したいので、今年一回だけでいいので、特別に助成金を上乗せして欲しい」と社長に要望しました。
すると「来年は無いですよ」と念を押されて、対局時計購入資金の援助を支給してもらえました。
現在の将棋部の出納帳はこのようになっています。
この出納帳を部員全員がいつでも見られるように設定します。

まずは右上の【共有】ボタンをクリック。

 


【制限付き】にチェックが入っているので【リンクを知っている全員】をクリック。

 


【リンクを知っている全員】【閲覧者】となっている事を確認して【リンクをコピー】をクリック。
【閲覧者】が【編集者】になっていると数字を書き換える事が出来るようになってしまうので間違えないようにしましょう。

 


取得したURLを保存します。
このURLを部員にメールで送信しました。

 


将棋部スプレッドシートの共有URLを開いて別アカウントでログインしました。
【閲覧のみ】となっていて、スプレッドシートの内容を変更する事は出来なくなっています。

 


リンク文字列にカーソルを合わせると領収書の写真が表示されます。

 


スプレッドシートに表示される領収書のサイズは小さいので、数字が確認しずらいですね。
写真をクリックするとダウンロード出来るので、指定のフォルダにダウンロードして拡大すれば金額を確認できます。

 

まとめ

この方法で出納帳を管理して、例会の都度現金が残高通りにある事を確認してもらえば、365日24時間監査をしているようなものなので、わざわざ時間を割いて半年に一度の会計監査をする必要は無くなります。

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